ছবি: সংগৃহীত
অনেক সময় ইমেইল পাঠানোর পরই ভুল ধরা পড়ে। তখন মনে প্রশ্ন জাগে—পাঠানোর পর কি ইমেইল সম্পাদনা বা ফেরত নেওয়া সম্ভব? সরাসরি উত্তর হলো: বেশিরভাগ ক্ষেত্রে না, তবে কিছু প্ল্যাটফর্ম সীমিত সময়ের জন্য এমন সুযোগ দেয়।
সাধারণত ইমেইল পাঠানোর পর তা প্রাপকের মেইল সার্ভারে পৌঁছে যায় এবং এরপর প্রেরকের নিয়ন্ত্রণের বাইরে চলে যায়। তবে জিমেইল এবং আউটলুক কিছু নির্দিষ্ট শর্তে ইমেইল ‘আনডু’ বা ‘রিকল’ করার সুযোগ দেয়।
জিমেইল – পাঠানো বাতিল করার সুযোগ (সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড)
জিমেইলে আনডু সেন্ড ফিচার ব্যবহার করে ইমেইল পাঠানোর ৫ থেকে ৩০ সেকেন্ড এর মধ্যে বাতিল করা যায়। এটি চালু করতে:
-
সেটিংস → সমস্ত সেটিংস দেখুন → জেনারেল ট্যাবে যান।
-
‘আনডু সেন্ড’ এর সময়সীমা ৩০ সেকেন্ডে সেট করুন।
-
সংরক্ষণে ক্লিক করুন।
ইমেইল পাঠানোর পর নিচের বাম পাশে "আনডু" বাটনে ক্লিক করে ইমেইলটি ফেরত নেওয়া যায়।
আউটলুক – রিকল ও সম্পাদনার সুযোগ
আউটলুকে ‘রিকল দিস মেসেজ’ ফিচার রয়েছে, যা তখনই কাজ করে যখন প্রেরক ও প্রাপক উভয়েই মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ বা ৩৬৫ ব্যবহার করেন এবং একই প্রতিষ্ঠানে থাকেন। যদি প্রাপক ইমেইলটি এখনো না খুলে থাকেন, তাহলে আপনি:
-
‘সেন্ট আইটেমস’ এ যান → ইমেইলটি খুলুন → মেসেজ ট্যাবে ‘অ্যাকশনস’ → ‘রিকল দিস মেসেজ’ বেছে নিন।
-
চাইলে সম্পাদনা করে পুনরায় পাঠাতে পারবেন।
তবে এটি সব সময় সফল হয় না, কারণ এটি নির্ভর করে প্রাপকের ব্যবস্থার উপর।
আইফোনের মেইল অ্যাপ – রিকল সুবিধা নেই
আইফোনের ডিফল্ট মেইল অ্যাপে রিকল করার কোনও সুবিধা নেই। ভুল হলে একটি নতুন ইমেইল পাঠিয়ে সংশোধন জানানোই একমাত্র উপায়। তবে, জিমেইলের অ্যাপ ব্যবহার করলে কিছুটা নিয়ন্ত্রণ পাওয়া যায়।
যখন আর ফেরত নেওয়া যায় না
যদি পাঠানোর পর অনেকটা সময় (যেমন ১ ঘণ্টা) পার হয়ে যায়, তখন আর কোনোভাবেই ইমেইল সম্পাদনা বা ফেরত নেওয়া সম্ভব নয়। এমন ক্ষেত্রে সংশোধনী একটি নতুন ইমেইল পাঠিয়ে ভুল স্বীকার করে সঠিক তথ্য জানানোই উত্তম।
ইমেইল প্রেরকদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ
-
পাঠানোর আগে অবশ্যই বার্তাটি ভালোভাবে যাচাই করুন।
-
জিমেইলে সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ডের ‘আনডু সেন্ড’ সময়সীমা ব্যবহার করুন।
-
যাদের নিয়মিত ইমেইল পাঠাতে হয়, তারা অডিয়েন্সপয়েন্ট এর মতো পেশাদার প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করতে পারেন, যেখানে পাঠানোর সময় মাঝপথে বার্তা থামিয়ে পরিবর্তন করার সুযোগ থাকে।
সারসংক্ষেপে, ইমেইল পাঠানোর পর তা ফিরিয়ে আনা বা সম্পাদনা করা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে সম্ভব নয়। তবে সময়মতো ব্যবস্থা নেওয়া ও ভুল এড়াতে সাবধানতা অবলম্বনই হলো সেরা কৌশল।
সূত্র: https://audiencepoint.com/how-can-i-edit-an-email-after-it-has-sent/
আবীর
