বেগম রোকেয়া বিশ্ববিদ্যালয় (বেরোবি)-এ প্রশাসনিক কার্যক্রমে ডিজিটাল স্বচ্ছতা ও গতিশীলতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে "ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম" শীর্ষক কর্মশালার আয়োজন করা হয়। এই উদ্দেশ্যে বিশ্ববিদ্যালয়ে আয়োজিত হলো একটি ব্যতিক্রমধর্মী ও সময়োপযোগী কর্মশালা, যেখানে উঠে এলো প্রশাসনের ডিজিটাল রূপান্তরের বাস্তবভিত্তিক রূপরেখা।
রবিবার (১৮ মে )বিশ্ববিদ্যালয়ের কম্পিউটার সায়েন্স অ্যান্ড ইঞ্জিনিয়ারিং (CSE) বিভাগের ভার্চুয়াল ক্লাসরুমে এই কর্মশালাটি অনুষ্ঠিত হয়।
কর্মশালার উদ্বোধন করেন ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম বাস্তবায়নের দায়িত্বপ্রাপ্ত শিক্ষক ও CSE বিভাগের বিভাগীয় প্রধান প্রফেসর ড. মো. ইলিয়াছ প্রামানিক। অনুষ্ঠানে প্রধান অতিথি হিসেবে উপস্থিত ছিলেন মাননীয় উপাচার্য প্রফেসর ড. মো. শওকত আলী।
কর্মশালায় উপস্থিত ছিলেন বিশ্ববিদ্যালয়ের বিভিন্ন অনুষদের ডিন, বিভাগীয় প্রধান, ও প্রশাসনিক কর্মকর্তারা। সিস্টেমটির প্রযুক্তিগত কাঠামো ও ব্যবহারিক দিকনির্দেশনা তুলে ধরেন বিশ্ববিদ্যালয়ের নেটওয়ার্ক ইঞ্জিনিয়ার মোঃ বেলাল হোসেন।
তিনি হাতে-কলমে দেখান কিভাবে এই সিস্টেমের মাধ্যমে ফাইল গ্রহণ, প্রেরণ, ট্র্যাকিং এবং নিষ্পত্তির সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া এক ক্লিকেই নজরদারিতে আনা যায়।
প্রধান অতিথির বক্তব্যে উপাচার্য বলেন,আমরা যখন স্মার্ট বাংলাদেশের স্বপ্ন দেখি, তখন উচ্চশিক্ষা প্রতিষ্ঠানগুলোকেও হতে হবে স্মার্ট ও প্রযুক্তিনির্ভর। ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম শুধু প্রশাসনিক গতিশীলতাই আনবে না, বরং একটি জবাবদিহিমূলক সংস্কৃতি গড়ে তুলবে।”এই সিস্টেমের কার্যকর বাস্তবায়ন প্রশাসনের গতি বাড়াবে এবং স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতার একটি কার্যকর রূপ দেবে। স্মার্ট বাংলাদেশ গঠনের পথে এটি হবে একটি যুগোপযোগী পদক্ষেপ।"
কর্মশালায় প্রফেসর ড. ইলিয়াছ প্রামানিক বলেন, উপাচার্য মহোদয়ের নেতৃত্বে বিশ্ববিদ্যালয়ে যে আধুনিকায়ন প্রক্রিয়া চলছে, ফাইল ট্র্যাকিং সিস্টেম তার অন্যতম অংশ। এই পদ্ধতি চালু হলে কোনো দপ্তরে ফাইল আটকে থাকার সুযোগ থাকবে না। দীর্ঘসূত্রতা হ্রাস পাবে এবং কার্যক্রমে গতি আসবে। বিশ্ববিদ্যালয়ের অভ্যন্তরীণ কার্যপ্রবাহে বিলম্ব ও অস্বচ্ছতা দূর করার অন্যতম কার্যকরী উপায় হতে পারে এই সিস্টেম। এখন থেকে ফাইল কোথায় আছে, কতদিন ধরে আছে, কী অগ্রগতি হয়েছে সব তথ্য থাকবে রেকর্ডে। ফলে ‘ফাইল হারিয়ে গেছে’ বা ‘উর্ধ্বতনের স্বাক্ষর বাকি’—এমন পুরোনো অজুহাতের দিন ফুরোবে।
শেষে প্রশ্নোত্তর পর্বে অংশগ্রহণকারীরা নিজেদের মতামত ও অভিজ্ঞতা তুলে ধরেন এবং বিশ্ববিদ্যালয়ের এই ডিজিটাল উদ্যোগকে সময়োপযোগী ও প্রশংসনীয় বলে অভিহিত করেন।
অনুষ্ঠানের শেষে উপাচার্য ও আয়োজকবৃন্দ আশাবাদ ব্যক্ত করেন যে, অংশগ্রহণকারীরা হাতে-কলমে প্রশিক্ষণের মাধ্যমে শিখেন কিভাবে এই ডিজিটাল পদ্ধতির মাধ্যমে ফাইলের অগ্রগতি, অবস্থান এবং নিষ্পত্তি সহজভাবে ট্র্যাক করা যাবে। বিশ্ববিদ্যালয়ের প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনায় এই কর্মশালাটি একটি গুরুত্বপূর্ণ নতুন দিগন্ত উন্মোচন করেছে, যা ভবিষ্যতে দেশের অন্যান্য বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্যও একটি আদর্শ মডেল হিসেবে বিবেচিত হবে।
রাজু
