গুগল ড্রাইভে ফোল্ডারের বদলে যেসব কারণে লেবেল ব্যবহার করবেন

অনেকেই গুগল ড্রাইভে ফাইল সংরক্ষণের জন্য ফোল্ডার ব্যবহার করেন, বিশেষ করে যারা উইন্ডোজ পিসি বা ম্যাক ব্যবহার করতে অভ্যস্ত। শুরুতে ফাইল আপলোড করার পর সেটি নির্দিষ্ট ফোল্ডার বা সাবফোল্ডারে রেখে সাজানোটা স্বাভাবিক বলে মনে হয়। কিন্তু সময়ের সাথে সাথে এই পদ্ধতিটি ধীরে ধীরে বিশৃঙ্খল হয়ে পড়ে। ফাইল খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে যায়, অপ্রয়োজনীয় ফোল্ডার জমে যায় এবং পুরো সিস্টেমটাই ডিজিটাল বিশৃঙ্খলায় পরিণত হয়।

গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারীদের জন্য এর একটি আধুনিক সমাধান হলো “লেবেল”। যদিও ব্যক্তিগত জিমেইল অ্যাকাউন্টে এটি পাওয়া যায় না, ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারীদের জন্য লেবেল একটি কার্যকর ও নমনীয় পদ্ধতি হিসেবে কাজ করে।

শুরুতে ফোল্ডার পদ্ধতি কার্যকর মনে হলেও, সময়ের সাথে এটি অকার্যকর হয়ে পড়ে। অনেক সময় একটি ফাইল একাধিক ক্যাটাগরিতে পড়ে, কিন্তু ড্রাইভের ফোল্ডারে একসাথে একাধিক জায়গায় রাখা সম্ভব নয়। ফলে সিদ্ধান্ত নিতে হয়—স্প্রেডশিটটি ব্যক্তিগত হিসাবের নাকি ফ্রিল্যান্স ট্যাক্স সংক্রান্ত? প্রেজেন্টেশনটি ক্লায়েন্ট ফোল্ডারে রাখবেন, নাকি মার্কেটিংয়ের আওতায়? এভাবে সিদ্ধান্ত নিতে নিতে কাজের গতি কমে যায়।

এই সমস্যার সমাধান আসে ‘লেবেল’ ব্যবস্থায়। শুরুতে এটি ট্যাগিংয়ের মতো মনে হলেও, গুগল ড্রাইভের লেবেল অনেক বেশি শক্তিশালী। একটি ফাইলকে একাধিক লেবেল দেওয়া যায়—যেমন ক্লায়েন্ট, মাস, ডিপার্টমেন্ট, কিংবা ফাইল টাইপ। ফোল্ডার ছাড়াও ফাইল সহজেই খুঁজে পাওয়া যায় লেবেলের মাধ্যমে।

ধীরে ধীরে অনেক ব্যবহারকারী লক্ষ্য করেছেন, তারা ফোল্ডারের বদলে লেবেলের উপরই বেশি নির্ভর করছেন। ফোল্ডার না খুলেই শুধুমাত্র লেবেল দিয়ে প্রয়োজনীয় ফাইল খুঁজে বের করা যায়। শেষ পর্যন্ত তারা নতুন করে আর কোনো ফোল্ডার তৈরি করাও বন্ধ করে দেন।

অনেকে একধাপ এগিয়ে গিয়ে সব ফাইল ফোল্ডার থেকে বের করে একটি বড় অর্গানাইজড স্পেসে রেখে দেন। শুরুতে একটু বিশৃঙ্খল মনে হলেও, লেবেলের সাহায্যে প্রতিটি ফাইল সহজেই খুঁজে পাওয়া যায়। যেমন, শুধুমাত্র “Invoice” লেবেল এবং নির্দিষ্ট বছরের তারিখ দিয়ে গত বছরের সকল বিল পাওয়া যায়।

লেবেল রঙিন না হলেও “badged labels” নামে একটি রঙচিহ্নযুক্ত সিস্টেম রয়েছে, তবে এটি একমাত্র গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহারকারীদের জন্য। এছাড়া, লেবেলে নেস্টিং করা না গেলেও নামকরণের মাধ্যমে স্পষ্টতা আনা যায়। অ্যাডমিন-ওনলি লেবেল তৈরি করে অন্যদের হাত থেকে রক্ষা করাও সম্ভব।

ফোল্ডার থেকে সরে আসাটা প্রথমে বিশৃঙ্খল মনে হতে পারে, কিন্তু কাজের ধরণ অনুযায়ী লেবেল অনেক বেশি কার্যকর। এটা ব্যবহারকারীদের বাধ্যতামূলক কাঠামো থেকে মুক্ত করে, যেখানে কাজের ধরন অনুযায়ী দ্রুত খুঁজে পাওয়া যায় প্রয়োজনীয় ফাইল।

যদি আপনি প্রতিনিয়ত ফাইল টানাটানি করে হিমশিম খান, তবে লেবেল ব্যবস্থাটি একবার ব্যবহার করে দেখতে পারেন। এটি রাতারাতি প্রোডাকটিভ করে তুলবে না, কিন্তু আপনার ডিজিটাল অর্গানাইজেশন পদ্ধতিকে সহজ ও কার্যকর করে তুলবে।

আর যদি আপনি গুগল জেমিনি ব্যবহার করে কাজের গতি বাড়াতে চান, তবে গুগল ড্রাইভ এবং জিমেইলে জেমিনির ব্যবহারে কিছু কার্যকর টিপস দেখে নিতে পারেন। জেমিনি আপনার ফাইলের মূল তথ্যগুলো দ্রুত তুলে ধরতে সক্ষম।

সূত্র: অ্যান্ড্রয়েড পুলিশ